商社で働く！アパレル貿易と通関の現場のリアル 5
英語が苦手でもできる貿易事務｜生産管理で使う英単語とメールの実例
貿易事務や生産管理の仕事で、英語に不安を感じている方は少なくありません。
実際、英語が得意でなくても、現場では英語対応を求められる場面が出てきます。
この記事では、繊維商社での実体験をもとに、
- 貿易事務・生産管理で本当によく使う英単語
- 海外工場とのやりとりで使っていた英語メールの実例
- 英語が苦手でも仕事を進めるために意識していたこと
を紹介します。
貿易事務・生産管理で必要な英語の基本
こんにちは。
筆者は、2006年より商社で繊維製品の輸出入業務及び生産管理として業務に携わってきました。
中国上海、南通近郊、ベトナムホーチミン近郊の工場を担当していました。
そこでは、中国、ベトナムからの輸入、ベトナム向けの輸出（三国間貿易）を、主に行っていました。
中国の工場は、日本語を話せるスタッフがいました。
そのため、細かいニュアンスを伝えるのは苦労するものの、普段やりとりすることに関しては日本語で問題なくやりとりしていました。
しかし、ベトナムとなると日本語が話せる人は少なく、ほとんどは英語でのやりとりがメインでした。
貿易事務のビジネス英語
筆者は入社した当時、英語の文章は読めて、なんとなく理解はできました。
しかしながら、殆ど英語が喋れない状態でした。
もちろん、ビジネス英語なんて始めて聞く言い回しや単語ばかりでした。
慣れない英語で苦労していました。それでも、英語でメールのやりとり、英語でのチャットメッセージ、英文の貿易書類や契約書を使っていました。
そのうち慣れていき、今では貿易事務の実務において英語の読み書きで困ることは、ほぼなくなりました。
時に難しい言い回しなどがあっても、今は翻訳機能などもとても優秀です。
メールやメッセージに直接翻訳機能がついており、多少スペルミスがあったとしても、開いたら日本語に自動で翻訳などもあります。
生産管理の実践英会話
、、、とまぁ、英語のやりとりOK！ビジネス英語問題なし！
の雰囲気で語ってしまいました。
ですが、実際に英語での会話となると、
ハーイ、Long time no see~ Are you fine? Good?
と、急に中学生レベル。いや、この感じだと小学生、、、、赤ちゃん？
と思われるくらいのカタコト英会話(T_T)
でも、大丈夫なんです！！
私が伝えたいのは！
「こんな赤ちゃんレベルのカタコト英会話でも、英語で生産管理、貿易事務の仕事ができるようになる」
ということなんです！！
繊維関係に関わらず、生産現場、貿易事務でよくつかう英単語は、ほとんど共通だと思います。
今回は、私が実務でよく使っていた英単語、フレーズ、(繊維商社にいたので、繊維に関する用語も)などお話させていただきます。
貿易事務で最初に覚えた英語｜書類で毎日使う基本用語
生産管理の仕事では、英語を話す場面よりも、貿易書類を読む場面の方が圧倒的に多くなります。
貿易事務では英語を「読む」仕事が中心
貿易事務を始めると輸出入の処理で毎日英単語を目にすると思います。
超基礎的なSHIP, AIRはもちろん、
- Invoice
- Packing list
- Vessel
- arrival
- ETA
- ETA
- Schedule…etc.
ここら辺の単語は勉強せずとも理解はできます。
ところが、新入社員の私には、英語を使っている！！かっこいい！
と思いながら仕事をしていたものです。
輸入や輸出の通関依頼、配送の手配等は、全て日本の会社とのやりとりです。
そこで、実際に使うのは日本語のみ、英語は書類上だけという感じです。
そのため、普段はまったく英語ができなくても問題なし。
輸入する時のInvoiceやPacking Listは、全て輸出者の工場が作成するため、読めれば問題なし。
それでも、意味が分からなければ調べればOK。
日本から輸出する際は、自分で品名や素材、組成を記載しなければなりませんでした。
そのため、ここから本当に少しずつですが、私の英語での仕事が始まっていきました。
輸出入書類でよく見る英単語一覧（Invoice・Packing Listなど）
書類上に記載されている英単語をいくつかPICK UPします。
以下は、貿易事務の輸出入書類で頻繁に使う英単語です。
| 英語 | 日本語 |
| Date | 日付 |
| Consignee | 荷受人（一般的には輸入者と同一） |
| Importer | 輸入者 |
| Exporter | 輸出者 |
| Payment Terms | Terms of Payment | 支払い条件、決済条件 |
| Trade Term | 貿易条件、建値 |
| Transit Time | 航海日数（輸送の所要日数を意味する） |
| Transshipment | Transhipment | つみかえ |
| Country of Origin | 原産地、原産国 |
| Description of Goods | 商品明細 |
| Composition | 組成 |
| Material | 素材、原材料 |
| Quantity | 数量 |
| Unit Price | 単価 |
| Total Amount | 合計（金額） |
ざっくりとですが、上記の内容がほぼ毎日目にする内容でした。
なんら難しくない内容です。
そのため、英語で記載されていれも問題なく業務は行えていました。
パッキングリストの基本と役割：国際貿易に必須の貨物管理書類を解説
繊維商社ならではの英単語で戸惑ったこと
筆者は繊維に関する商品を扱っていました。そのため、繊維関係の英単語をよく使います。
- Swatch(生地素材見本)
- Fabrics(生地)
- Men’s Pajamas(メンズパジャマ)
上記などなどの分かりやすいものは、まだいい方です。
しかし、付属品（貝調ボタン/shell buttonや、Dカン/D-Ringsなど）は、英語の勉強をしていても出てくる単語ではないです。
そのため、毎回辞書で調べ、あっているのか？
を確認をしていました。
また、日本では貼り付ける表示タグを絵表示シールなど、“シール”って言葉を使います。
しかし、海外では貼り付けるものは、“STICKERS”と表現します。
この感覚が最初は分からなくて、Tag sealと使っていました。
ですが、海外工場の方からするとSEAL はコンテナにつけるSEALのような、印章の意味合いになってしまうようでした。
それ以降、貼付けするタイプの付属は、Paper Stickers などで記載するようになりました。
英語が苦手でも始められた海外工場とのやりとり
中国工場では日本語、ベトナム工場では英語が中心だった
貿易書類に関係する英単語は、何の問題なく読めるようになりました。
併せて、工場からくる書類も正確にチェックできるようになりました。
ですが、これはずっと中国の工場とのやりとりでのこと。
上述の通り、中国の工場は日本語を話せるスタッフがいます。
何か問題があっても日本語で対応していたのです。
もう少し踏み込んだ英語でのお仕事は、ベトナムの工場を担当することにより始まっていくのでした。
英語で仕事をする最初の一歩は「短いメール」だった
ベトナム工場の担当になったものの、急に英語で全部仕事をする、というのはとても無理。
そこで、まず最初に始めたのが、状況を確認するメールを送ること。
営業マンが送付したメールに対して返事が来ていなければ、
「返事をください」
とPUSHするメールや、生産進捗を確認するメールです。
緊急度が低く、一言で終わるところから始めていきました。
実例で学ぶ英語メールフレーズ集
返信をもらうための定番例文
返事くださいとPUSHする時のメールはこんな感じでした。
**************************
Dear Mr. xxxx
Good day!
Please help to reply below mail.
Thanks & Best Regards,
**************************
、、、本当に初めの一歩といったところです。
ですが、この一歩が大きな一歩なのです！
Good day! の始まりも、実は何回かメールでのやりとりをしているときに、海外の方からの返信がこの始まりだったことが多く、真似して取り入れたものです。
何度かメールを続けていくと、
- このフレーズは使えそうだな
- この言い方はこんな意味があるのか！
と、今まで使ったことのない英文も、覚えるようになっていきました。
本音を伝える「frankly speaking」の使い方
[frankly speaking] もその一つです。
生産状況の報告メールをもらった際、
Production plan has delay from our plan now and we are trying to keep original schedule, but frankly speaking, we cannot meet the original delivery date.
予定より遅れがでておりなんとか頑張っているところです。
しかしながら、正直なところ元の納期は守れないと思います。
というようなメールをもらった時に、初めてfrankly speakingを見たのです。
そのときは、意味が分かりませんでした。
そこで、すぐさま営業マンに、
「フランクリーさんって人が納期守れない」
って、言っているみたいなんですけど、フランクリーさんって誰か知っていますか？
と相談しました。
ところが、
フランクリーって誰やねん…と。
いや、私が聞きいてるんですけと、、、と思っていたら、
frankly speaking＝ぶっちゃけ
ってことよ。と教えてもらったのです。
てっきり, 「Frankly さんがSpeaking/話しています」 という意味かと、、、ははは(笑)
frankly speaking を辞書で調べると、「率直に言って」や、「正直なところ」と出てきます。
ですが、ぶっちゃけの方がニュアンス的にも分かりやすく、納期に対するほんのりの諦めが伝ってきました。
次のステップ｜自分の要望を英語で伝える生産管理メール
生産管理要求を英語で伝える基本文
少しずつ英語でメールを送り、受信したメールを読んで内容を理解することができるようになってきました。
その次は、こちらの要求を伝えることに挑戦しました。
例えば、下記のような文章です。
- こんな感じの製品サンプルを作ってほしい。
- コストやミニマムの確認。
- 今日の日産数はどのくらいか？ 順調にいっているか？
- お客様より、元の納期より前倒しできるかリクエストきているけど、可能かどうか？
- もし条件もあれば合わせて教えて。
などなど。
難しい文章はできないので、短い文章（S+V+O）で乗り切っていました。
短文英語（S+V+O）の文例
バッグのサンプルを依頼するときのメールはこんな感じです。
**************************
Dear Ms. 000 sama
（余談です。対日本の仕事をしている工場は、宛名にsama(様)やsan(さん)をつけてくれる人が多かった印象です。）
Hi, 000 san!
I send Tote bag sample via DHL, today.
Here is trucking number.
DHL:123456789
After you received, please check below points.
*Can you product like this samples?
If yes, please make 1st sample.
*Cost
*MOQ
If any, please let me know.
Sorry for my poor English, Thank you !
**************************
※注釈 「文法は正しくなくても通じた」
文法や言い回しなどおかしいところがあるかもしれません。
でも、こんな感じのメールで、不明点や足りないところがあれば、さらに細かく説明をして、情報をとっていくやり方でした。
「Sorry for my poor English」は初心者の心強い味方
そしてそして、免罪符のようにSorry for my poor English を多用していました。
車でいうところの初心者マークのような感じです。
そこで、文章に自信がないとき、
文末これを付けておけばきっと相手側が少し気を使って読み取ってくれるかなぁ、
なんて少し期待を込めていました。
中国工場のスタッフは日本語が話せる、と言いました。
ですが、もちろん完璧な日本語を話せる人は少なく、日本語しゃべれるけど、結構何言っているわからない場合もあります。
そして、何回も聞き直したとしても、仕事にならないことはなかったです。
さらに、ちゃんと仕事は回っていました。
つまり、多少変な英語でも、言いたいことは伝わる。
完璧な英語にしようと時間をかけて考えて止めてしまうより、OK？ NG？
と単語だけでもメールを送る。
そうすれば、わからなければ何かしらリアクションはありました。
その結果、期待していた返事じゃない時は、さらに違う言い方をして伝えたりしていました。
そうして、どんどん欲しい情報をとることができました。
英語略語・チャット表現の活用
英語でのメールのやりとりもだいぶ数をこなしていくと、見慣れない単語のほか、略語もでてきます。
ASAPは定番中の定番ですね。
対英語だけでなく、日本語でのやりとりでも目にすることがありました。
その他によく使ったものを紹介します。
生産管理がよく使う英語の略語一覧
| 略語 | 原文 | 補足 |
| BTW | By The Way | ところで |
| I/O | Instead of — | — の代わりに |
| W/O | Without — | — 以外 |
| Thx | Thank you | |
| Pls | Please | |
| FYI | For your information | 参考までに |
| SCD | Schedule |
チャットで便利な英語表現例
PCだと長い単語を打つのも簡単です。
しかし、チャットアプリでやり取りする際、長い単語は入力が大変です。そんな時、略語はとても便利でした。
相手に正確に伝えるための確認方法
急ぎだと、メールではなくチャットで取り急ぎこんな感じで使ってました。
**************************
Sorry for urgent!
I informed you to make sample fabrics with Flowe print by MTG last time,
But pls stop to make it.
Customer will change print pattern to Star I/O Flower one.
Star pattern is like attached image, FYI.
I will let you know more detail later, Thx
**************************
文法はともかく、
- 柄が変更になること
- 今の花柄サンプルはSTOPすること
この事は、この文章でも伝わるかと思います。
少しでも手短になるよう、略語はよく取り入れていました。
あと、やっぱり略語をどんどん覚えて使っていると、
今、もしかして英語使いこなしている⁉
なんて、ひっそりと嬉しくなっていました。
まとめ｜貿易事務・生産管理が仕事で使える英語の極意
貿易事務や生産管理の仕事では、英語ができるに越したことはありません。
ですが、英語が完璧でなくても、仕事が進まないわけではないというのが、実務を通して感じた正直な実感です。
筆者自身も、最初は英語がほとんどできない状態からのスタートでした。
それでも、業務の中で必要な英単語やメール表現を少しずつ覚え、海外工場とのやりとりを重ねるうちに、貿易事務・生産管理の英語対応には自然と慣れていきました。
この記事で紹介したように、現場で使う英語は限られています。
完璧な英語を目指すよりも、まずは、
「伝えようとすること」や、
「やりとりを続けること」が大切です。
これを読んで、英語に不安を感じている方が、貿易事務や生産管理の仕事で一歩踏み出すきっかけになれば嬉しいです。
生産管理で海外工場とやりとりする際の英語トラブルについては、次の記事で詳しく紹介します。
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繊維商社の貿易事務のリアルな実体験を紹介します。
◇製作協力
株式会社JJコーポレーション 田中沙織さん